Сортировка в excel разными способами

В статье пошагово рассмотрим, как делается сортировка в excel совершенно любых данных (числовых, текстовых, временных) разными способами.

Начнем с вопроса:

Как открыть утилиту «Сортировка» в Excel

Есть несколько способов выполнить задуманную операцию:

По клику правой кнопкой мыши

Выделите мышкой столбец в excel, с которым планируете работать:

• Кликните правой клавишей мыши. В появившемся окне ищите «Сортировка».
• В следующем окне выберите ее вариант.

Из верхнего меню

В верхнем меню на вкладке «Главная» найдите блок «Редактирование» и кликните по кнопке «Сортировка и фильтр. Выберите действие.

Или на вкладке «Данные».

Сортировка в excel с помощью инструмента «Фильтр»

Также сортировку можно выполнять с помощью инструмента «Фильтр». Его легко найти на:

• «Главная» > «Сортировка и фильтр»,
• «Данные» > Фильтр.
• И по щелчку правой кнопкой мыши слева вверху таблицы.

С помощью «Фильтра» можно перемещать и по алфавиту, и по цвету. Также есть «Пользовательская сортировка», она же — настраиваемая.

Как сортировать в excel данные в столбцах

Перемещение внутри одного столбца — самое простое.

Инструменты него находятся: как на вкладке «Главная», так и на вкладке «Данные», а также открываются щелчком правой клавиши мыши.

Если хотите отсортировать данные в одном столбце — выделяете только его. Для связанной сортировки сразу в нескольких столбцах — выделяете их все, причем иногда важно начинать выделение именно с того, для которого будем сортировать все значения.

Открываете:

• на вкладке «Главная» > «Сортировка и фильтр» > «Настраиваемая сортировка»;
• или на вкладке «Данные» кликаете иконку «Сортировка».

В обоих случаях открывается диалоговое окно, где указываете по какому столбцу сортировать (например, «А») и в 2 следующих окошках — каким образом это сделать. Жмете «Ок» — данные всех выделенных колонок последуют за данными из «А» по выбранным условиям.

Группировка по цвету ячейки или шрифта станет доступна, если в нашем основном столбце «А» применена заливка для каких-то ячеек или использован другой цвет шрифта.

Когда необходимо учесть регистр, следует щелкнуть по кнопке «Параметры» и проставить галочку в чек-боксе «Учитывать регистр».

По алфавиту

Группировка по алфавиту — это вариант от «А до Я (по возрастанию)» или от «Я до А (по убыванию)». Выделяете столбцы, которые требуется изменить и кликаете на инструмент.

При группировке по алфавиту в нашем основном столбце слова будут выстраиваться последовательно с учетом не только первой буквы, но и следующих.

Если вы вставляли значения из каких-то других программ, проверьте, чтобы в начале строк не было пробелов (или других невидимых символов) и обязательно удалите их для получения корректного результата.

По возрастанию или убыванию

Для числовых значений пользуемся тем же инструментом:

• возрастание значений — «Сортировка от А до Я»
• убывание — «от Я до А».

Группировка по дате и времени

Та же технология применяется по отношению к датам и времени:

• «от А до Я» — от старых к новым (датам) и
• «от Я до А» — от новых к старым.

Инструменты для сортировки, при работе с подобными значениями, немного изменяются. Но найти их можно там же.

Сортировка словосочетаний по количеству слов в столбце excel

И вот интересная формула для выборки текстовых данных по количеству слов в словосочетании.

Разберем на примере.

В столбце «А» у нас фразы: однословные, двухсловные, с 3 словами и т. д. Нам их нужно рассортировать по количеству слов.

Выделяем ячейку «В1» и в строку формул вставляем:

=ЕСЛИ(ДЛСТР(СЖПРОБЕЛЫ(A1))=0;0;ДЛСТР(СЖПРОБЕЛЫ(A1))-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(A1;» «;»»))+1)

Кликаем на галочку (1). В первой строке слова посчитались. Далее (2) за маркер в правом нижнем углу ячейки В1 тянем мышкой вниз, до конца нашего списка. Количество слов посчитано во всем списке. Следующим шагом от столбца «В» сортируем по возрастанию или наоборот.

Далее можно удалить формулу из ячейки. Обычным способом это не получится сделать — вместе с формулой удалятся и значения. Поэтому. Выбираем столбец или весь диапазон значений, полученный с помощью формул. Копируем его и вставляем снова с помощью правой клавиши мыши и «Вставка» > «Значения».

Группировка в excel по столбцам

Возможна сортировка столбцами, по какой-то выбранной строке. Для этого выделяете столбцы, которые нужно поменять местами в соответствии с предъявляемым условием.

В инструментах вызываете окно настраиваемой сортировки. В «Параметрах» отмечаете точкой (галочкой) «Столбцы диапазона» > «Ок». Выбираете нужную из 60 строк, по которой будете менять расположение столбцов, и последующие условия. «Ок» > столбцы поменялись между собой.

Как в excel выбрать фразы с определенным словом и сгруппировать их

Также в колонке можно выбрать фразы с повторяющимся словом и сгруппировать их в один список.

Для этого на вкладке «Главная»:

• выделяете колонку, из которой будете выбирать фразы с нужным повторяющимся словом;
• переходите в «Условное форматирование» > «Правила выделения ячеек» > «Текст содержит».

В открывшуюся форму вводите искомое слово.

Если хотите найти слова с измененными окончаниями и суффиксами – вводите только первую, неизменяемую часть слова.

«Ок» и фразы с искомым словом окрасились цветом.

Далее группируем их. Из верхнего меню.

1. Шаг 1	Шаг 2	Шаг 3		Шаг 4
   Данные >	Фильтр >	клетка со стрелкой в первой строке сортируемой колонки >		Вариант 1) по цвету Вариант 2) пользовательская
   Данные >	Сортировка >		По цвету ячейки
   Главная >	Сортировка и фильтр >		Вариант 1. Настраиваемая Вариант 2. Через окошко со стрелкой в верхней строке сортируемого столбца

2. Или щелкаем правой клавишей мыши в сортируемом столбце.

Открывается окно, выбираете любой из 2 способов:

• Либо «Сначала ячейки с выделенным цветом».
• Либо «Настраиваемая сортировка».

Если необходимо сгруппировать выбранные фразы вместе с относящимися к ним данными из других колонок.

То выделяете мышкой оба столбца (или больше). Кликаете на любую из 2 кнопок «Фильтр» в верхнем меню. Далее кликаете по квадратику со стрелкой в нашей базовой колонке,

выбираете «Сортировка по цвету». Результат → значения в последующих столбцах переместились вслед за «родительскими».

Если хотите перегруппировать подсвеченные фразы в порядке частотности. Например, по убыванию. Тогда основным столбцом выбираете «В» и перемещаете их через кнопку «Фильтр» или «Настраиваемой сортировкой».

Многоуровневая сортировка в excel

Многоуровневая предполагает одновременное использование нескольких фильтров. Возможна как внутри одного столбца, так и по нескольким.

По шагам.

На вкладке «Главная» переходите в блок инструментов «Редактирование». Кликаете мышью на «Сортировка и фильтр» > «Настраиваемая сортировка». Далее кликаете «Параметры». Ставите точку в «Строки диапазона» и «Ок». Переходите к работе с уровнями.

Внутри одного столбца

Допустим в сортируемой колонке строки отмечены разным цветом: желтым, зеленым, красным.

Нам нужно отсортировать их: сначала все красные, потом все зеленые, и все желтые.

Настраиваем первый уровень:

Копируем уровень и в последнем столбце копии изменяем красный цвет на следующий — зеленый.

Еще раз копируем уровень. И в последнем окошке выбираем желтый цвет.

«Ок» и все строки выстроились в заданном порядке.

По нескольким столбцам

Важно. Сортируемые колонки должны быть выделены в таблице.

1-й уровень — это столбец «А». Выбираете из 4 предложенных вариантов и порядок: например, по алфавиту. Возьмем от «А до Я».

Жмете кнопку «Добавить уровень» — это столбец «В». Выбираете здесь нужный вариант. Например, по убыванию.

Если нужно, то добавляете 3 уровень и последующие. Выставляете для них параметры.

Дальше «Ок».

Далее. Внутри полученного блока в заданной последовательности сортируется 2-й уровень (столбец). И последним — 3-й уровень.

На следующем рисунке виден результат: сверху показаны ячейки нужного цвета по возрастанию их значений от меньшего к большему:

Сортировка в excel по списку

Сортировку по списку можно найти в форме «Настраиваемая…»:

С помощью уже встроенных списков доступна сортировка по дням недели или месяцам. Но можно создать собственную, по любым другим параметрам. Например: короткий, длинный, средний или S, M, L, XL).

«Настраиваемая сортировка» > окно «Порядок» > «Настраиваемый список». В следующем окне выбираете «Новый список» и справа вводите критерии сортировки через enter, в столбик. Жмете «Добавить» и выполняете операцию.

Если критериев много перенесите в excel-файл столбцом. Расположите в нужном порядке от верхней ячейки к нижней и выделите. Из верхнего меню перейдите Файл > Параметры > Дополнительно. Прокрутите вниз до раздела «Общие» >  «Изменить списки».

Кликаете, открывается следующее окно — «Импорт». Здесь вы увидите обозначения выделенных вами ячеек с новым списком для сортировки. Жмите «Импорт».

Как убрать сортировку в excel

Самые простые способы отменить неудавшуюся операцию, это воспользоваться инструментом отмены последних действий в шапке программы или горячими клавишами Ctrl+Z. Нажимая столько раз, сколько действий хотите отменить.

Заключение

1. Если о чем-то по теме не рассказано, или изложено не ясно; и у вас остались вопросы — задавайте их в комментариях. Так авторы увидят слабые места материала и постараются их исправить.
2. Дополнительно о сортировке данных в excel на видео (8 мин.):